보은교육행정서비스헌장 공통이행기준

고객을 맞이하는 자세

우리교육지원청을 직접 방문하시는 경우

• 1분 이내에 담당자를 찾을 수 있도록 사무실 입구에 직원 사진 및 담당 업무가 표시된 조직도와 좌석배치도를 게시하고 사무실에는 담당자별로 명패를 놓고 직원은 항상 명찰을 패용하겠습니다.
• 방문 고객에게 존경하는 마음으로 “어서오십시오. 무엇을 도와 드릴까요?” 인사와 함께 앉아서 일을 처리하시도록 즉시 자리를 권하겠습니다.
• 업무 처리 중에 고객을 대하는 경우 10초 이내에 하던 일을 중단하고 고객의 의견 청취 및 민원처리를 하겠습니다.
• 긴급하고 중요한 현안이 있는 경우가 아니라면 모든 업무에 우선하여 방문객을 먼저 응대하겠으며, 즉시 응대가 어려우면 양해를 구한 뒤 약속 시간을 정해 응대하도록 하겠습니다.
• 고객이 2개 이상의 부서에 용무가 있을 시는 먼저 처리한 부서의 직원이 1분 이내에 다음 해당 부서로 안내해 드리겠습니다.
• 담당자가 자리를 비웠을 때에는 다른 직원이 자신의 일처럼 친절히 처리해드리고, 필요하다면 담당자와 휴대전화 등으로 연결해 드리겠습니다. 통화가 되지 않을 때에는 약속한 시간에 담당자가 전화를 걸어 응대하도록 안내하겠습니다.
• 업무가 끝났을 경우에는 “안녕히 가십시오, 좋은 하루 보내세요(행복한 하루 보내세요).”라고 정중히 인사하겠습니다.
• 노약자나 몸이 불편하신 고객이 방문을 원하실 경우 전화를 미리 주시면 담당직원과 1명 이상의 직원이 직접 고객을 방문하여 민원을 처리해드리거나 담당직원이 현관 입구에서 대기하여 안내하여 드리겠습니다.

전화로 민원을 요구하시는 경우

• 전화는 벨이 3번 울리기 전에 신속히 받고, 인사말과 함께 소속과 이름을 정확히 밝힌 후 고객의 의견을 청취하고 답변하겠습니다.
• 타부서 전화로 잘못 온 전화는 즉시 담당자에게 연결하고, 부재시 연락사항을 메모하여 담당자에게 전달하겠습니다.
• 고객께서 찾으시는 담당자가 부재중이거나 즉시 전화를 받을 수 없는 경우에는 담당자의 부재사유를 설명하고 고객의 이름, 용건, 전화 받은 날짜와 시간, 전화번호 등을 메모한 후 받은 직원의 이름을 기재하여 담당자가 돌아오는 즉시 전달하겠으며, 고객이 요구하실 경우 원하시는 시간에 전화를 드리도록 하겠습니다.
• 다른 직원에게 전화를 연결할 경우에는 통화요지를 간략히 정리하여 고객에게 같은 내용을 재차 설명하게 하는 일이 없도록 전달하고, 전화 연결을 위해 10초 이상 기다리지 않도록 하겠습니다.
• 통화가 끝났을 때에는 종료인사를 드리고 고객께서 전화를 끊으신 후에 수화기를 내려놓겠습니다.
• 각 민원 담당자들은 고객께서 응대 태도에 불편함을 느끼지 않도록 친절히 응대하며 항상 문제해결에 최선을 다하겠습니다.

우편, FAX, 인터넷으로 민원을 요청하시는 경우

• 우편, FAX, 인터넷으로 민원을 제출하신 경우 접수 후 30분 이내에 담당자에게 전달하겠습니다.
• 민원 처리 부서에서는 접수 후 1일 이상 지체될 경우, 1시간 이내에 업무담당자의 인적사항과 처리절차 등을 고객에게 연락드리겠습니다.

민원을 처리하는 자세

• 각종 제증명 발급은 10분 이내에 처리 교부토록 하겠습니다.
• 업무담당자와 상담 요구시에는 1분 이내 안내하여 드리겠습니다.
• 민원서류처리는 법정처리기한 내에 처리하되 최우선하여 처리하여 드리겠습니다.
• 처리기간이 1주일 이상 장기간 소요되는 민원은 처리 상황을 우편, 전화 또는 휴대폰 문자 서비스로 5일 간격으로 통보하여 드리겠습니다.
  ※ Happy Call Service 운영[민원 중간처리상황 알림 서비스]
  - 민원 중간처리상황 알림 문자 메세지를 고객의 휴대폰으로 전송하여 알려주는 제도
• 같은 사안으로 2회 이상 방문치 않도록「민원1회방문처리제」를 성실히 이행하겠습니다.
• 민원 처리 과정 관련 문의가 있을 경우, 수용 가능, 불가능 여부 뿐 아니라 의문사항에 대한 확인이 3회 이내 가능하도록 하겠습니다.
• 현행 법령이나 각종 규정에 의해 처리 불가능한 민원은 그 사유를 1회 이상 정중하게 밝히고 가능한 대안을 찾아서 제시해 드리겠습니다.
• 우리교육지원청 홈페이지를 매일 확인하여 게재된 민원을 해당부서에서 검토 ․ 처리하여 특별한 경우를 제외하고 7일 이내에 답변하도록 하겠습니다.
  ※ http://www.cbbee.go.kr →[민원정보공개]→[교육행정서비스헌장]→[고객만족의견수렴]
• 민원 처리 과정에서 고객에게 친절하고 공정한 민원 행정서비스를 약속드리며, 그렇지 않은 경우에는 즉시 시정하여 반복되지 않도록 하겠습니다.
• 법령에 정해지지 않은 서류 제출 요구, 금품·향응 요구, 고의적 민원 처리 지연 등의 부당한 행위는 절대로 하지 않겠습니다.

민원 서비스 제공

• 고객이 주차하시는 데 어려움이 없도록 주차공간을 민원인용 3면, 장애인전용 4면, 임산부용 2면, 경차전용 2면 이상 확보하여 편리하게 주차할 수 있도록 하겠습니다.
• 장애인이 쉽게 접근할 수 있도록 장애인 전용 진출입로, 점자표지판, 점자블록을 설치하겠습니다.
• 우리 교육지원청 입구에 청사 부서 위치 안내판을 설치하여 방문 고객이 민원 구역을 쉽게 찾을 수 있도록 하겠습니다.
• 우리 교육지원청을 방문하신 고객이 편안한 마음으로 대기하실 수 있도록 사무실 내 민원 환경 개선을 위하여 지속적으로 노력하겠습니다.
  • 고객 대기석을 별도로 마련하겠습니다.
  • PC, 복사기, FAX기기, 전화기 등을 무료로 사용하실 수 있도록 하겠습니다.
  • 휠체어, 돋보기 안경 등 편의물품을 비치하여 고객이 편리하게 이용할 수 있도록 하겠습니다.
  • 음료, 간행물을 제공하고 휴대폰 살균기, 혈압측정기 등을 비치하여 기다리시는 동안 지루함을 느끼시지 않도록 하겠습니다.
  • 민원편람 및 민원행정서비스 안내 책자를 민원인 대기 공간에 적절히 배치하여 고객의 민원 처리 절차에 대한 접근성을 높이겠습니다.
  • 다문화 가정의 증가에 따라, 외국인 민원인을 위한 민원행정서비스 안내 책자를 비치하겠습니다.
• 복합 민원 등 절차가 복잡하고 구비 서류가 많은 민원은 전문 지식이 많은 공무원이나 업무담당자 등, 민원 도우미(후견인) 2명 이상을 지정하여 처리하여 드리겠습니다.
• 각종 법령 및 행정정보 제공을 위하여 관련 자료들을 각 과에 비치하여 열람하실 수 있도록 하겠으며, 필요 시 사본을 교부하여 드리겠습니다./li>
• 각층의 모든 화장실에는 화장지, 핸드타월, 비누, 비데, 여자화장실용 위생용품 수거함 등을 설치하고 매일 1회 이상 점검하여 화장실 이용이 불편하지 않도록 하겠습니다.
• 행정정보 공개제도를 적극 운영하여 고객의 알권리를 보장하고 투명한 교육행정서비스를 제공하겠습니다.